For å kunne tilpasse prosjektarbeidet og prosessen til reelle behov var det viktig med innsamling av materiale og dokumentasjon på hvordan situasjonen var i de ulike bibliotekene. Derfor var første del i prosjektet en kartleggingsturné inspirert av «Lukter det framtid»-prosjektet i Buskerud. Det har lenge vært god kontakt og godt samarbeid mellom fylkesbiblioteket og kommunene. Men når vi skulle i gang med et så omfattende prosjekt som bibliotekromprosjektet var det viktig for oss å komme ut å se bibliotekene på nytt. Vi ønsket å danne oss nye bilder og se bibliotekenes potensiale med «nye» øyne.

Denne kartleggingsprosessen har i etterkant vist seg å være det viktigste vi gjorde. Vi ble enda bedre kjent med hvert enkelt bibliotek og de utfordringene de sto overfor og vi knyttet nye kontakter. Vi fikk forankret og gjort prosjektet kjent hos bibliotekeierne og skapt entusiasme og interesse for å delta.

Kartlegginga skulle lede fram til valg av kandidater til delprosjekter ute i kommune. Vi ville møte kommuneledelsen og bibliotekets ledelse for sammen med dem diskutere hvilke utfordringer de sto overfor og villighet /mulighet til endringer. Vi ønsket at vi på bakgrunn av det som ble avdekket under kartleggingsmøtene kunne legge en plan for gjennomføring av de fysiske tiltakene. Disse delprosjektene ville omfatte alle nivåer fra ominnredning til ombygging via omorganisering og oppussing. Denne måtte også omfatte en økonomiplan hvor det ble klarlagt hvordan delprosjektene skulle finansieres ved hjelp av fylkeskommunale og kommunale midler, og forpliktende avtaler mellom prosjektet og disse.

God planlegging er alfa og omega. Vi var veldig klar på hva vi ville ha ut av møtene og fulgte en kjøreplan for hvert møte, med avklarte ansvarsoppgaver oss i mellom. Vi var alltid tre ansatte fra fylkesbiblioteket med på møtene. Spørsmål ble sendt ut på forhånd slik at de vi skulle møte hadde muligheten til å forberede seg. Det ble skrevet gode referater fra alle møtene.  Se mer under fanen Møteplan & Intervjumal.

«Prosjektet har hatt en gunstig effekt på samhandling mellom kommunens ledelse og biblioteket ved å rette søkelyset på muligheter og utfordringer for biblioteket». Kultursjef, Sørreisa kommune